प्रायः एक्सेलमा काम गर्ने र यस कार्यक्रमसँग आफ्नो डाटाबेस कायम राख्ने प्रयोगकर्ताहरूले प्रायः पूर्वनिर्धारित सूचीबाट सेल मान चयन गर्न आवश्यक हुन्छ।
उदाहरणका लागि, हामीसँग उत्पादन नामहरूको सूची छ, र हाम्रो कार्य यो सूची प्रयोग गरेर तालिकाको निश्चित स्तम्भको प्रत्येक कक्षमा भर्नु हो। यो गर्नका लागि, तपाईंले सबै वस्तुहरूको सूची सिर्जना गर्न आवश्यक छ, र त्यसपछि तिनीहरूलाई इच्छित कक्षहरूमा चयन गर्ने क्षमता लागू गर्नुहोस्। यो समाधानले धेरै पटक म्यानुअल रूपमा एउटै नाम लेख्ने (प्रतिलिपि) आवश्यकता हटाउनेछ, र तपाईंलाई टाइपो र अन्य सम्भावित त्रुटिहरूबाट पनि बचाउनेछ, विशेष गरी जब यो ठूला तालिकाहरूमा आउँछ।
त्यहाँ तथाकथित ड्रप-डाउन सूची लागू गर्ने थुप्रै तरिकाहरू छन्, जसलाई हामी तल विचार गर्नेछौं।