एक्सेलमा डाटाबेस बनाउनुहोस्

डाटाबेसहरू (DB) उल्लेख गर्दा, पहिलो कुरा जुन दिमागमा आउँछ, अवश्य पनि, SQL, Oracle, 1C, वा कम्तिमा पहुँच जस्ता सबै प्रकारका बजवर्डहरू हुन्। निस्सन्देह, यी धेरै शक्तिशाली (र धेरै भागको लागि महँगो) कार्यक्रमहरू हुन् जसले धेरै डाटाको साथ ठूलो र जटिल कम्पनीको कामलाई स्वचालित गर्न सक्छ। समस्या यो हो कि कहिलेकाहीँ यस्तो शक्ति मात्र आवश्यक पर्दैन। तपाइँको व्यवसाय सानो हुन सक्छ र अपेक्षाकृत सरल व्यापार प्रक्रियाहरु संग, तर तपाइँ यसलाई स्वचालित गर्न चाहानुहुन्छ। र यो साना कम्पनीहरूको लागि हो कि यो प्रायः अस्तित्वको कुरा हो।

सुरुमा, TOR तयार गरौं। अधिकतर अवस्थामा, लेखाको लागि डेटाबेस, उदाहरणका लागि, क्लासिक बिक्री सक्षम हुनुपर्दछ:

• राख्न तालिकाहरूमा सामानहरू (मूल्य), पूरा भएको लेनदेन र ग्राहकहरूको जानकारी र यी तालिकाहरू एकअर्कासँग लिङ्क गर्नुहोस्।
• आरामदायक छ इनपुट फारमहरू डाटा (ड्रप-डाउन सूची, आदि संग)
• स्वचालित रूपमा केहि डाटा भर्नुहोस् मुद्रित फारमहरू (भुक्तानी, बिल, आदि)
  
• आवश्यक जारी गर्नुहोस् रिपोर्ट प्रबन्धकको दृष्टिकोणबाट सम्पूर्ण व्यापार प्रक्रिया नियन्त्रण गर्न

माइक्रोसफ्ट एक्सेलले थोरै प्रयासमा यी सबैलाई ह्यान्डल गर्न सक्छ। यसलाई कार्यान्वयन गर्ने प्रयास गरौं।

चरण 1. प्रारम्भिक डेटा तालिकाको रूपमा

हामी उत्पादनहरू, बिक्री र ग्राहकहरूको बारेमा जानकारी तीनवटा तालिकाहरूमा भण्डार गर्नेछौं (एउटै पानामा वा फरकमा - यसले फरक पार्दैन)। तिनीहरूलाई स्वत: आकारको साथ "स्मार्ट टेबल" मा परिणत गर्न मौलिक रूपमा महत्त्वपूर्ण छ, ताकि भविष्यमा यसको बारेमा सोच्न नपरोस्। यो आदेश संग गरिन्छ तालिकाको रूपमा ढाँचा गर्नुहोस् ट्याब गृहपृष्ठ (घर - तालिकाको रूपमा ढाँचा)। त्यसपछि देखा पर्ने ट्याबमा कन्स्ट्रक्टर (डिजाईन) फिल्डमा तालिकाहरूलाई वर्णनात्मक नाम दिनुहोस् तालिका नाम पछि प्रयोगको लागि:

कुलमा, हामीले तीन "स्मार्ट टेबलहरू" प्राप्त गर्नुपर्छ:

कृपया ध्यान दिनुहोस् कि तालिकाहरूमा थप स्पष्ट डेटा समावेश हुन सक्छ। त्यसैले, उदाहरण को लागी, हाम्रो मूल्यप्रत्येक उत्पादनको श्रेणी (उत्पादन समूह, प्याकेजिङ्ग, वजन, आदि) बारे थप जानकारी समावेश गर्दछ, र तालिका ग्राहक - ती मध्ये प्रत्येकको शहर र क्षेत्र (ठेगाना, TIN, बैंक विवरणहरू, आदि)।

तालिका बिक्री यसमा सम्पन्न लेनदेनहरू प्रविष्ट गर्न हामी पछि प्रयोग गर्नेछौं।

चरण 2. डेटा प्रविष्टि फारम सिर्जना गर्नुहोस्

निस्सन्देह, तपाईं हरियो तालिका मा सीधा बिक्री डाटा प्रविष्ट गर्न सक्नुहुन्छ बिक्री, तर यो सधैं सुविधाजनक छैन र "मानव कारक" को कारण त्रुटि र टाइपो को उपस्थिति समावेश गर्दछ। तसर्थ, यो जस्तै केहि को एक अलग पाना मा डाटा प्रविष्ट गर्न को लागी एक विशेष फारम बनाउन राम्रो हुनेछ:

सेल B3 मा, अद्यावधिक हालको मिति-समय प्राप्त गर्न, प्रकार्य प्रयोग गर्नुहोस् TDATA (अब)। यदि समय आवश्यक छैन भने, बरु TDATA प्रकार्य लागू गर्न सकिन्छ आज (आज).

सेल B11 मा, स्मार्ट तालिकाको तेस्रो स्तम्भमा चयन गरिएको उत्पादनको मूल्य पत्ता लगाउनुहोस्। मूल्य प्रकार्य प्रयोग गर्दै VPR (VLOOKUP)। यदि तपाईंले पहिले यो सामना गर्नुभएको छैन भने, त्यसपछि पहिले यहाँ भिडियो पढ्नुहोस् र हेर्नुहोस्।

सेल B7 मा, हामीलाई मूल्य सूचीबाट उत्पादनहरू सहित ड्रपडाउन सूची चाहिन्छ। यसका लागि तपाईले आदेश प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ डाटा - डाटा प्रमाणीकरण (डेटा - प्रमाणीकरण), बाधाको रूपमा निर्दिष्ट गर्नुहोस् सूची (सूची) र त्यसपछि फिल्डमा प्रवेश गर्नुहोस् मुहान (मुहान) स्तम्भमा लिङ्क नाम हाम्रो स्मार्ट टेबलबाट मूल्य:

त्यसै गरी, ग्राहकहरूसँग ड्रप-डाउन सूची सिर्जना गरिएको छ, तर स्रोत साँघुरो हुनेछ:

= INDIRECT("ग्राहक[ग्राहक]")

समारोह अप्रत्यक्ष (अप्रत्यक्ष) आवश्यक छ, यस अवस्थामा, किनभने Excel, दुर्भाग्यवश, स्रोत फिल्डमा स्मार्ट तालिकाहरूमा प्रत्यक्ष लिङ्कहरू बुझ्दैन। तर एउटै लिङ्क एक प्रकार्य मा "लपेटिएको" अप्रत्यक्ष एकै समयमा, यसले धमाकाको साथ काम गर्दछ (यसको बारेमा थप सामग्रीको साथ ड्रप-डाउन सूचीहरू सिर्जना गर्ने लेखमा थियो)।

चरण 3. बिक्री प्रविष्टि म्याक्रो थप्दै

फारम भरेपछि, तपाईंले तालिकाको अन्त्यमा यसमा प्रविष्ट गरिएको डाटा थप्न आवश्यक छ बिक्री। साधारण लिङ्कहरू प्रयोग गरेर, हामी फारमको तल थप्नको लागि लाइन बनाउँछौं:

ती। सेल A20 मा =B3 को लिङ्क हुनेछ, सेल B20 मा =B7 को लिङ्क हुनेछ, र यस्तै।

अब एउटा २-लाइन इलिमेन्टरी म्याक्रो थपौं जसले उत्पन्न स्ट्रिङको प्रतिलिपि बनाउँछ र यसलाई बिक्री तालिकामा थप्छ। यो गर्नको लागि, संयोजन थिच्नुहोस् Alt + F11 वा बटन दृश्य मूल ट्याब विकासकर्ता (विकासकर्ता)। यदि यो ट्याब देखिएन भने, सेटिङहरूमा पहिले यसलाई सक्षम गर्नुहोस् फाइल - विकल्प - रिबन सेटअप (फाइल - विकल्पहरू - रिबन अनुकूलित गर्नुहोस्)। खुल्ने भिजुअल बेसिक सम्पादक विन्डोमा, मेनु मार्फत नयाँ खाली मोड्युल घुसाउनुहोस् घुसाउनुहोस् - मोड्युल र त्यहाँ हाम्रो म्याक्रो कोड प्रविष्ट गर्नुहोस्:

Sub Add_Sell() कार्यपत्रहरू("इनपुट फारम")। दायरा("A20:E20")। प्रतिलिपि गर्नुहोस् 'फार्म n = Worksheets("सेल्स")बाट डाटा लाइन प्रतिलिपि गर्नुहोस्। दायरा("A100000")।End(xlUp) । पङ्क्ति 'तालिकामा अन्तिम पङ्क्तिको संख्या निर्धारण गर्नुहोस्। बिक्री कार्यपत्रहरू("बिक्री")। कक्षहरू(n + 1, 1)।PasteSpecial Paste:=xlPasteValues' अर्को खाली लाइन कार्यपत्रहरूमा टाँस्नुहोस्("इनपुट फारम")। दायरा("B5,B7,B9")। ClearContents' स्पष्ट अन्त उप फारम  

अब हामी ड्रपडाउन सूची प्रयोग गरेर सिर्जना गरिएको म्याक्रो चलाउन हाम्रो फारममा बटन थप्न सक्छौं सम्मिलित ट्याब विकासकर्ता (विकासकर्ता - घुसाउनुहोस् - बटन):

तपाईंले यसलाई कोर्नुभएपछि, माउसको बायाँ बटन होल्ड गर्दै, एक्सेलले तपाइँलाई कुन म्याक्रो नियुक्त गर्न आवश्यक छ भनेर सोध्नेछ - हाम्रो म्याक्रो चयन गर्नुहोस्। थप्नुहोस्_बिक्री गर्नुहोस्। तपाईले बटनमा दायाँ क्लिक गरेर र आदेश चयन गरेर पाठ परिवर्तन गर्न सक्नुहुन्छ पाठ परिवर्तन गर्नुहोस्.

अब, फारम भरे पछि, तपाइँ केवल हाम्रो बटनमा क्लिक गर्न सक्नुहुन्छ, र प्रविष्ट गरिएको डाटा स्वचालित रूपमा तालिकामा थपिनेछ। बिक्री, र त्यसपछि नयाँ सम्झौता प्रविष्ट गर्न फारम खाली हुन्छ।

चरण 4 तालिकाहरू लिङ्क गर्दै

प्रतिवेदन निर्माण गर्नु अघि, हाम्रो तालिकाहरू सँगै लिङ्क गरौं ताकि पछि हामीले क्षेत्र, ग्राहक वा वर्ग अनुसार बिक्रीको गणना गर्न सकौं। एक्सेलको पुरानो संस्करणहरूमा, यसका लागि धेरै प्रकार्यहरूको प्रयोग आवश्यक पर्दछ। VPR (VLOOKUP) तालिकामा मूल्यहरू, कोटीहरू, ग्राहकहरू, शहरहरू, इत्यादि प्रतिस्थापनको लागि बिक्री। यसका लागि हामीबाट समय र प्रयास चाहिन्छ, र धेरै एक्सेल स्रोतहरू पनि "खान्छ"। एक्सेल 2013 बाट सुरु गर्दै, सबै कुराहरू धेरै सरल रूपमा तालिकाहरू बीच सम्बन्धहरू सेटअप गरेर लागू गर्न सकिन्छ।

यो गर्नको लागि, ट्याबमा तथ्याङ्क (मिति) क्लिक सम्बन्ध (सम्बन्ध)। देखा पर्ने विन्डोमा, बटनमा क्लिक गर्नुहोस् सिर्जना (नयाँ) र ड्रप-डाउन सूचीबाट चयन गर्नुहोस् तालिका र स्तम्भ नामहरू जसद्वारा तिनीहरू सम्बन्धित हुनुपर्छ:

एउटा महत्त्वपूर्ण बिन्दु: तालिकाहरू यस क्रममा निर्दिष्ट हुनुपर्छ, अर्थात् लिङ्क गरिएको तालिका (मूल्य) कुञ्जी स्तम्भमा समावेश हुनुहुँदैन (नाम) डुप्लिकेट उत्पादनहरू, जस्तै यो तालिकामा हुन्छ बिक्री। अन्य शब्दहरूमा, सम्बन्धित तालिका एउटा हुनुपर्छ जसमा तपाईंले प्रयोग गरेर डाटा खोज्नुहुनेछ VPRयदि यो प्रयोग गरिएको थियो।

निस्सन्देह, तालिका समान तरिकामा जोडिएको छ बिक्री टेबल संग ग्राहक साझा स्तम्भ द्वारा ग्राहक:

लिङ्कहरू सेटअप गरेपछि, लिङ्कहरू प्रबन्ध गर्नको लागि सञ्झ्याल बन्द गर्न सकिन्छ; तपाईंले यो प्रक्रिया दोहोर्याउनु पर्दैन।

चरण 5. हामी सारांश प्रयोग गरेर रिपोर्टहरू निर्माण गर्छौं

अब, बिक्रीको विश्लेषण गर्न र प्रक्रियाको गतिशीलता ट्र्याक गर्न, उदाहरणका लागि, पिभोट तालिका प्रयोग गरेर केही प्रकारको रिपोर्ट सिर्जना गरौं। सक्रिय कक्षलाई तालिकामा सेट गर्नुहोस् बिक्री र रिबनमा रहेको ट्याब चयन गर्नुहोस् घुसाउनुहोस् - PivotTable (घुसाउनुहोस् - पिभोट तालिका)। खुल्ने विन्डोमा, एक्सेलले हामीलाई डाटा स्रोतको बारेमा सोध्नेछ (जस्तै तालिका बिक्री) र रिपोर्ट अपलोड गर्ने ठाउँ (अधिमानतः नयाँ पानामा):

महत्त्वपूर्ण बिन्दु यो चेकबक्स सक्षम गर्न आवश्यक छ यो डेटा डेटा मोडेलमा थप्नुहोस् (डेटा मोडेलमा डाटा थप्नुहोस्) विन्डोको तल्लो भागमा ताकि एक्सेलले बुझ्छ कि हामी हालको तालिकामा मात्र होइन, तर सबै सम्बन्धहरू पनि प्रयोग गर्न चाहन्छौं।

क्लिक गर्नु पछि OK एउटा प्यानल विन्डोको दायाँ आधामा देखा पर्नेछ पिभोट तालिका क्षेत्रहरूजहाँ लिङ्क क्लिक गर्न सबैहालको मात्र होइन, तर पुस्तकमा भएका सबै "स्मार्ट टेबलहरू" एकै पटक हेर्नको लागि। र त्यसपछि, क्लासिक पिभोट तालिकामा जस्तै, तपाईंले कुनै पनि सम्बन्धित तालिकाहरूबाट हामीलाई आवश्यक पर्ने क्षेत्रहरूलाई क्षेत्रभित्र तान्न सक्नुहुन्छ। फिल्टर, पङ्क्तिहरू, Stolbtsov or मान - र एक्सेलले हामीलाई पानामा आवश्यक पर्ने कुनै पनि रिपोर्ट तुरुन्तै निर्माण गर्नेछ:

नबिर्सनुहोस् कि पिभोट तालिकालाई आवधिक रूपमा अद्यावधिक गर्न आवश्यक छ (जब स्रोत डेटा परिवर्तन हुन्छ) यसमा दायाँ क्लिक गरेर र आदेश चयन गरेर। अद्यावधिक र बचत गर्नुहोस् (रिफ्रेस), किनभने यो स्वचालित रूपमा गर्न सक्दैन।

साथै, सारांशमा कुनै पनि सेल चयन गरेर बटन थिचेर पिभोट चार्ट (पिभोट चार्ट) ट्याब विश्लेषण (विश्लेषण) or परिमिति (विकल्पहरू) तपाईं चाँडै यसमा गणना परिणाम कल्पना गर्न सक्नुहुन्छ।

चरण 6. मुद्रणयोग्यहरू भर्नुहोस्

कुनै पनि डाटाबेसको अर्को विशिष्ट कार्य विभिन्न मुद्रित फारमहरू र फारमहरू (इनभ्वाइसहरू, इनभ्वाइसहरू, कार्यहरू, आदि) को स्वत: भर्नु हो। मैले पहिले नै यो गर्ने तरिकाहरू मध्ये एकको बारेमा लेखेको छु। यहाँ हामी कार्यान्वयन गर्छौं, उदाहरणका लागि, खाता नम्बरद्वारा फारम भर्दै:

यो मानिन्छ कि सेल C2 मा प्रयोगकर्ताले नम्बर प्रविष्ट गर्नेछ (तालिकामा पङ्क्ति नम्बर बिक्री, वास्तवमा), र त्यसपछि हामीलाई चाहिएको डाटा पहिले नै परिचित प्रकार्य प्रयोग गरेर तानिन्छ VPR (VLOOKUP) र सुविधाहरू INDEX (INDEX).

• मानहरू हेर्न र लुकअप गर्न VLOOKUP प्रकार्य कसरी प्रयोग गर्ने
• VLOOKUP लाई INDEX र MATCH प्रकार्यहरूसँग कसरी प्रतिस्थापन गर्ने
• तालिकाबाट डेटाको साथ फारम र फारमहरूको स्वचालित भरण
• PivotTables को साथ रिपोर्टहरू सिर्जना गर्दै