सामग्रीहरू
एक्सेल कागजातमा काम गर्ने प्रक्रियामा, धेरै व्यक्तिहरू एकैचोटि यसमा जडान हुन आवश्यक हुन्छ। र धेरै पटक तिनीहरूको संख्या धेरै दर्जन मा गणना गर्न सकिन्छ। त्यसकारण, सहयोगको मुद्दा केवल मानिसहरूलाई जडान गर्नमा मात्र सीमित छैन, किनकि तिनीहरूले प्रायः विवादास्पद परिवर्तनहरू गर्न सक्छन् जुन कसरी छिटो र प्रभावकारी रूपमा सम्पादन गर्ने भनेर सिक्न आवश्यक छ।
कसले गर्न सक्छ? एक व्यक्ति जो एक मास्टर प्रयोगकर्ता को स्थिति छ। एक शब्दमा, कागजातको साथ संयुक्त कार्य सम्भव मात्र होइन, प्रभावकारी बनाउन के गर्न आवश्यक छ?
एक्सेलमा साझा फाइलसँग काम गर्ने यसको आफ्नै विशेषताहरू छन्। त्यसैले, केही कार्यहरू प्रयोगकर्ताहरूका लागि उपलब्ध छैनन्:
- तालिकाहरू सिर्जना गर्दै।
- परिदृश्य व्यवस्थापन, तिनीहरूलाई हेर्न सहित।
- पानाहरू हटाउँदै।
- प्रयोगकर्ताहरूसँग धेरै कक्षहरू मर्ज गर्ने वा, विपरित रूपमा, पहिले मर्ज गरिएकाहरूलाई विभाजन गर्ने क्षमता छैन।
- XML डेटा संग कुनै पनि सञ्चालन।
यी प्रतिबन्धहरू कसरी बाइपास गर्न सकिन्छ? तपाईले केवल सामान्य पहुँच हटाउन आवश्यक छ, र त्यसपछि आवश्यक पर्दा फिर्ता गर्नुहोस्।
यदि तपाइँ एउटै स्प्रिेडसिटमा धेरै व्यक्तिहरूसँग काम गर्दै हुनुहुन्छ भने सम्भव हुन वा नहुने केही कार्यहरू सहितको अर्को स्प्रेडसिट यहाँ छ।
पहिले तपाईले बुझ्नु आवश्यक छ कि कुन फाइल एकैचोटि धेरै व्यक्तिहरू द्वारा सम्पादनको लागि उपलब्ध गराउन आवश्यक छ। यो या त नयाँ फाइल वा अवस्थित हुन सक्छ।
सेटिङ
एक्सेलमा फाइल साझेदारी गर्न तपाईंले गर्नु पर्ने सबै कुरा पुस्तक साझेदारी खण्डमा छ, जुन समीक्षा ट्याबमा गएर फेला पार्न सकिन्छ।
एउटा सञ्झ्याल दुई ट्याबहरूसँग पप अप हुनेछ। हामी पहिलोमा रुचि राख्छौं, जुन स्वचालित रूपमा खुल्छ। हामीले रातो आयतको साथ स्क्रिनसटमा चिन्ह लगाइएको वस्तुको छेउमा बक्स जाँच गर्न आवश्यक छ। यसको साथ, हामी कागजात व्यवस्थापन गर्न धेरै प्रयोगकर्ताहरूलाई सक्षम गर्दछौं।
हामीले सम्पादनको लागि पहुँच खोलिसकेपछि, हामीले यसलाई कन्फिगर गर्न आवश्यक छ। यो गर्नको लागि, दोस्रो ट्याब खोल्नुहोस्।
प्यारामिटरहरू प्रविष्ट गरेपछि, हामी हाम्रा कार्यहरू पुष्टि गर्छौं। यो गर्नको लागि, "ठीक" बटनमा बायाँ क्लिक गर्नुहोस्। साझेदारी कुनै पनि पुस्तकमा खुला हुन सक्छ, दुवै नयाँ र अवस्थित। पहिलो अवस्थामा, तपाईंले उनको लागि नामको साथ आउन आवश्यक छ।
त्यस पछि, तपाईंले आफ्नो कम्प्युटरमा फाइल बचत गर्न आवश्यक छ।
महत्वपूर्ण! ढाँचा यस्तो हुनुपर्छ कि फाइल प्रत्येक प्रयोगकर्ता द्वारा स्प्रेडसिट को संस्करण संग खोल्न सकिन्छ।
तपाईंले फाइललाई नेटवर्क साझेदारी वा फोल्डरमा बचत गर्नुपर्छ जसमा फाइल प्रयोग गर्न चाहने सहभागीहरूको पहुँच छ। डाइरेक्टरी चयन गरिसकेपछि, हामीले "बचत गर्नुहोस्" बटनमा क्लिक गर्नुपर्छ।
यद्यपि, साझा फाइल बचत गर्न वेब सर्भर प्रयोग गर्न अनुमति छैन।
माथि वर्णन गरिएका सबै कार्यहरू प्रदर्शन गरेपछि, तपाईंले अन्य व्यक्तिहरूलाई जडान गर्न सम्भव छ कि छैन भनेर जाँच गर्न आवश्यक छ। यो गर्नका लागि, "डेटा" ट्याब खोल्नुहोस् र यसको तल सीधा "जडानहरू" वस्तु फेला पार्नुहोस्। यदि तपाइँ यसमा क्लिक गर्नुहुन्छ भने, तपाइँ लिङ्क वा लिङ्कहरू परिवर्तन गर्न सक्षम हुनुहुनेछ। यदि त्यहाँ कुनै सम्बन्धित बटन छैन भने, त्यहाँ कुनै सम्बन्धित फाइलहरू छैनन्।
अर्को, "स्थिति" ट्याब खुल्छ, जसको मद्दतले जडानहरू जाँच गर्न सम्भव छ। सबै कुरा ठीक छ भन्ने तथ्य "ठीक" बटन को उपस्थिति द्वारा पहिचान गर्न सकिन्छ।
एक्सेलले तपाईंलाई साझा कार्यपुस्तिका खोल्न पनि अनुमति दिन्छ। यो गर्नको लागि, तपाईंले Office बटनमा क्लिक गर्न आवश्यक छ। जब पप-अप प्यानल देखा पर्दछ, हामीले "खोल्नुहोस्" वस्तु चयन गर्न आवश्यक छ र साझेदारीको लागि प्रयोग गरिने पुस्तक चयन गर्न आवश्यक छ। त्यस पछि, फेरि Office बटनमा क्लिक गर्नुहोस्, र "एक्सेल विकल्पहरू" विन्डो खोल्नुहोस्, जुन तल फेला पार्न सकिन्छ।
देखा पर्ने सञ्झ्यालको बायाँ छेउमा, तपाइँ सेटिङहरूको श्रेणी चयन गर्न सक्षम हुनुहुनेछ, तर हामी सबैभन्दा पहिलोमा रुचि राख्छौं, जुन सबैभन्दा सामान्य प्यारामिटरहरू समावेश गर्दछ।
अर्को, "व्यक्तिगत सेटिङ" वस्तुमा जानुहोस्, जहाँ तपाइँ डेटा निर्दिष्ट गर्न आवश्यक छ जसले तपाइँलाई प्रयोगकर्ताहरूलाई फिल्टर गर्न अनुमति दिन्छ - प्रयोगकर्ता नाम, उपनाम।
यी कार्यहरू प्रदर्शन गरेपछि, कागजातमा जानकारी सम्पादन गर्न वा केही डाटा थप्न सम्भव हुन्छ। तिनीहरूलाई बनाएपछि आफ्नो परिवर्तनहरू बचत गर्न नबिर्सनुहोस्।
यसले कहिलेकाहीँ बचत गर्दा समस्या निम्त्याउन सक्छ। उदाहरणका लागि, साझेदारी पहिलो खुल्लाको लागि मात्र उपलब्ध छ, र जब तपाइँ दोस्रो पटक कागजात खोल्ने प्रयास गर्नुहुन्छ, कार्यक्रमले त्रुटि फ्याँक्छ। यो निम्न कारणहरूको लागि हुन सक्छ:
- यदि धेरै सहभागीहरूले एउटै कक्षमा एकै पटक डाटा प्रविष्ट गर्छन्। वा कुनै अन्य भाग।
- एउटा चेन्जलग उत्पन्न गर्दै जसले कार्यपुस्तिकालाई आकारमा बढाउँछ। यसले समस्या निम्त्याउँछ।
- प्रयोगकर्तालाई साझेदारीबाट हटाइयो। यस अवस्थामा, परिवर्तनहरू बचत गर्नाले उसको कम्प्युटरमा मात्र काम गर्दैन।
- नेटवर्क स्रोत ओभरलोड छ।
समस्या समाधान गर्न, तपाईंले निम्न चरणहरू लिन आवश्यक छ:
- चेन्जलग मेटाउनुहोस् वा यसबाट अनावश्यक जानकारी मेटाउनुहोस्।
- कागजात भित्र नै अनावश्यक जानकारी हटाउनुहोस्।
- साझेदारी पुन: सुरु गर्नुहोस्।
- अर्को कार्यालय सम्पादकमा एक्सेल कागजात खोल्नुहोस्, र त्यसपछि xls ढाँचामा पुन: बचत गर्नुहोस्।
साँचो, भर्खरका संस्करणहरूमा यो त्रुटि पुरानो संस्करणहरूमा जस्तै प्रायः हुँदैन।
सदस्य गतिविधि कसरी हेर्ने
संयुक्त कार्यको क्रममा, तपाइँलाई निरन्तर निगरानी गर्न आवश्यक छ ताकि सहभागी मध्ये एकले केहि बिगार्दैन। तसर्थ, तपाईंले ती मध्ये एकद्वारा के कार्यहरू गरिएको थियो भनेर बुझ्न सिक्न आवश्यक छ। यो गर्नको लागि, तपाईंले निम्न चरणहरू प्रदर्शन गर्नुपर्छ।
- "समीक्षा" ट्याबमा जानुहोस्, र त्यहाँ "सुधारहरू" वस्तु फेला पार्नुहोस्। मेनुमा, वस्तु चयन गर्नुहोस् "सुधारहरू चयन गर्नुहोस्"।
6 - अर्को, एउटा सञ्झ्याल देखा पर्नेछ जसमा तपाईले पत्ता लगाउन सक्नुहुनेछ कि प्रयोगकर्ताहरूले के परिवर्तनहरू गरेका थिए। यो सूची स्वचालित रूपमा उत्पन्न हुन्छ। तपाईं यो संवाद बाकसमा सम्बन्धित वस्तुको छेउमा रहेको चेकबक्समा हेरेर यो वास्तवमै मामला हो भनेर प्रमाणित गर्न सक्नुहुन्छ।
7 यस अवस्थामा, अन्तिम बचत पछि गरिएका परिवर्तनहरू मात्र माथिल्लो बायाँ कुनामा सूचीमा प्रदर्शित हुनेछन्। यो सुविधाको लागि गरिन्छ, तपाईले जहिले पनि जर्नलमा पहिलेका सम्पादनहरू हेर्न सक्नुहुन्छ।
- प्रत्येक सहभागीलाई एक विशिष्ट रङ तोकिएको छ, जसद्वारा तपाईंले कसले परिवर्तनहरू गर्नुभयो भनेर बुझ्न सक्नुहुन्छ। लेबलहरू माथिल्लो बायाँ कुनामा छन्। तपाईं समय, एक विशिष्ट प्रयोगकर्ता वा एक विशिष्ट दायरामा ट्र्याकिङ परिवर्तनहरू सेट अप गर्न सक्नुहुन्छ, साथै तिनीहरूको प्रदर्शन असक्षम गर्न सक्नुहुन्छ।
8 - जब तपाइँ यस्तो चिन्ह भएको सेलमा होभर गर्नुहुन्छ, एउटा सानो ब्लक देखा पर्दछ जसबाट तपाइँ कसले परिवर्तनहरू गर्नुभयो भनेर बुझ्न सक्नुहुन्छ।
9 - सुधारहरू प्रदर्शन गर्नका लागि नियमहरूमा समायोजन गर्न, तपाइँ सेटिङ विन्डोमा फर्कनु पर्छ, र त्यसपछि "समय द्वारा" फिल्ड फेला पार्नुहोस्, जहाँ तपाइँ परिवर्तनहरू हेर्नको लागि सुरूवात बिन्दु सेट गर्न सक्नुहुन्छ। त्यो हो, समय जसबाट सुधारहरू देखाइनेछ। तपाईंले अन्तिम बचत पछिको अवधि सेट गर्न सक्नुहुन्छ, सबै समयका लागि सबै परिवर्तनहरू प्रदर्शन गर्न सेट गर्नुहोस्, विशेष रूपमा नहेरिएको, वा तिनीहरू प्रदर्शित हुने मिति निर्दिष्ट गर्नुहोस्।
10 - तपाइँ एक विशेष सदस्य द्वारा मात्र सुधार को प्रदर्शन को नियन्त्रण गर्न सक्नुहुन्छ।
11 - सम्बन्धित फिल्ड प्रयोग गरेर, तपाइँ पानाको दायरा सेट गर्न सक्नुहुन्छ जसमा आदेशको कार्यहरू लगइन हुनेछ।
तपाईंले सही ठाउँहरूमा उपयुक्त चेकबक्सहरू जाँच गरेर अन्य परिवर्तनहरू पनि गर्न सक्नुहुन्छ।
परिवर्तनहरूको सूची मृत वजन होइन। मुख्य प्रयोगकर्ताले अन्य सहभागीहरूको सम्पादनहरूको समीक्षा गर्न सक्छ, तिनीहरूलाई पुष्टि वा अस्वीकार गर्न सक्छ। यो कसरी गर्ने?
- "समीक्षा" ट्याबमा जानुहोस्। त्यहाँ एक "फिक्स" मेनु छ जहाँ प्रयोगकर्ताले फिक्सहरू व्यवस्थापन गर्न सक्छ। पप-अप प्यानलमा, तपाईंले "सुधारहरू स्वीकार / अस्वीकार गर्नुहोस्" विकल्प चयन गर्न आवश्यक छ, त्यसपछि एउटा विन्डो प्रदर्शित हुनेछ जसमा सुधारहरू प्रदर्शित हुन्छन्।
13 14 - सम्पादनहरूको छनोट पहिले वर्णन गरिए अनुसार नै मापदण्ड अनुसार गर्न सकिन्छ: समय अनुसार, एक विशेष प्रयोगकर्ता द्वारा, वा निश्चित दायरा भित्र। आवश्यक प्यारामिटरहरू सेट गरेपछि, ठीक बटन थिच्नुहोस्।
- अर्को, अघिल्लो चरणमा सेट गरिएका सर्तहरू पूरा गर्ने सबै समायोजनहरू प्रदर्शित हुनेछन्। तपाइँ एक विशेष सम्पादनमा सहमत हुन सक्नुहुन्छ वा विन्डोको तल रहेको उपयुक्त बटनमा क्लिक गरेर यसलाई अस्वीकार गर्न सक्नुहुन्छ। यो ब्याच समायोजन स्वीकार वा अस्वीकार गर्न पनि सम्भव छ।
15
अब आवश्यक समायोजनहरू छोडिएका छन्, र अतिरिक्तहरू हटाइएका छन्।
कसरी एक्सेल फाइलबाट प्रयोगकर्ता हटाउने
समय-समयमा प्रयोगकर्ताहरूलाई सह-लेखनबाट हटाउन आवश्यक हुन्छ। त्यहाँ धेरै कारणहरू हुन सक्छन्: तिनीहरूलाई अर्को कार्य दिइयो, सहभागीले अर्को कम्प्युटरबाट सम्पादन गर्न थाले, र यस्तै। एक्सेलमा यो कार्य कार्यान्वयन गर्न गाह्रो छैन।
पहिले, "समीक्षा" ट्याब खोल्नुहोस्। त्यहाँ एउटा समूह "परिवर्तनहरू" छ, जहाँ त्यहाँ "पुस्तकमा पहुँच" विकल्प छ।
त्यस पछि, हामीले पहिले देखेको उही विन्डो स्क्रिनमा देखा पर्नेछ। तालिकामा परिवर्तन गर्न सक्ने सबै व्यक्तिहरूको सूची सम्पादन ट्याबमा फेला पार्न सकिन्छ। हामीलाई अहिले आवश्यक नभएको प्रयोगकर्ता हटाउनको लागि, तपाईंले यसलाई यो सूचीमा फेला पार्न आवश्यक छ, बायाँ माउस बटन थिचेर यसलाई चयन गर्नुहोस् र तल अवस्थित "मेट्नुहोस्" बटनमा क्लिक गर्नुहोस्।
अर्को, एक्सेलले प्रयोगकर्तालाई सचेत गराउनेछ कि यदि यो सहभागीले हाल कार्यपुस्तिकामा परिवर्तन गरिरहनुभएको छ भने यस सहभागीद्वारा गरिएका सुधारहरू सुरक्षित नहुन सक्छन्। यदि तपाईं सहमत हुनुहुन्छ भने, त्यसपछि "ठीक छ" मा क्लिक गर्नुहोस्, र प्रयोगकर्ता अब साझा गरिने छैन।
साझा खाताको प्रयोगलाई सीमित गर्ने उत्तम तरिका भनेको प्रयोगकर्तालाई हटाउनु हो। यदि यो उपयुक्त छैन भने, तपाइँ एक विशेष सहभागी द्वारा पुस्तक हेर्न वा सम्पादन गर्ने अधिकार सेट गर्न सक्नुहुन्छ।
यसो भनिएको छ, यो याद राख्नु महत्त्वपूर्ण छ कि पूर्वनिर्धारित रूपमा साझेदारीमा केही सीमितताहरू निर्मित हुन्छन्। तिनीहरू माथि वर्णन गरिएको छ। तिनीहरूलाई सम्झौं, किनभने दोहोर्याइ सिक्ने जननी हो।
- यो स्मार्ट तालिकाहरू सिर्जना गर्न निषेध गरिएको छ जसले स्वचालित रूपमा डाटा अपडेट गर्दछ र अन्य धेरै सुविधाहरू छन्।
- तपाईंले लिपिहरू व्यवस्थापन गर्न सक्नुहुन्न।
- त्यहाँ पानाहरू मेटाउने, जडान वा सेलहरू विच्छेदनमा निर्मित प्रतिबन्ध छ।
- XML डाटामा सबै कार्यहरू गर्नुहोस्। सरल शब्दहरूमा, तिनीहरूको एरेहरू सम्पादन सहित, डेटाको ठूलो मात्राको संरचनामा प्रतिबन्धहरू छन्। XML शुरुवातकर्ताहरूको लागि सबैभन्दा अस्पष्ट फाइल प्रकारहरू मध्ये एक हो, तर यो वास्तवमै एकदम सरल छ। यस प्रकारको फाइलको साथ, तपाइँ कागजातमा ब्याच परिवर्तन गरेर डाटा स्थानान्तरण गर्न सक्नुहुन्छ।
सरल भाषामा भन्नुपर्दा, सह-लेखनले तपाईंलाई कागजातमा मानक कार्यहरू गर्न अनुमति दिन्छ, तर थप व्यावसायिक विकल्पहरू एक व्यक्तिको लागि मात्र उपलब्ध छन्। यो किनभने उही म्याक्रो वा XML ब्याच परिवर्तनहरू रोल ब्याक गर्न अलि बढी गाह्रो छ।
साझेदारी असक्षम पार्नु र त्यसपछि यसलाई पुन: सक्षम गर्नु भनेको एक्सेल प्रयोगकर्ताहरूले गर्न सक्ने कुराहरू सीमित गर्ने अर्को तरिका हो। तपाईले आवश्यक परिवर्तनहरू आफै गर्न सक्नुहुन्छ, जसले गर्दा अस्थायी रूपमा अन्य व्यक्तिहरूलाई केहि सम्पादन गर्ने अवसरबाट वञ्चित गर्नुहोस्।
यो गर्नको लागि, तपाईंले यी चरणहरू पालना गर्नुपर्छ।
- "समीक्षा" ट्याब खोल्नुहोस्, "सुधारहरू" वस्तुमा जानुहोस् र पप-अप मेनुबाट "हाइलाइट संशोधनहरू" वस्तु चयन गर्नुहोस्।
- त्यस पछि, एउटा सञ्झ्याल देखा पर्दछ जसमा तपाईले "प्रयोगकर्ता" र "दायरामा" वस्तुहरूको छेउमा बक्सहरू अनचेक गर्न आवश्यक छ।
- त्यस पछि, एउटा चेन्जलग देखा पर्दछ, जुन डाटा ब्याकअपको लागि आवश्यक छ।
त्यस पछि, तपाईं साझेदारी बन्द गर्न सक्नुहुन्छ। यो गर्नको लागि, रिबनको एउटै ट्याबमा, "पुस्तकमा पहुँच" वस्तु चयन गर्नुहोस् र "बहु प्रयोगकर्ताहरूलाई फाइल परिमार्जन गर्न अनुमति दिनुहोस्" अनचेक गर्नुहोस्।
यो हो, अब साझेदारी अक्षम छ।
त्यसैले एक्सेलमा सह-लेखन सेटअप गर्न धेरै सजिलो छ। निस्सन्देह, त्यहाँ केही प्रतिबन्धहरू छन् जसले तपाईंलाई कागजातलाई पूर्ण रूपमा प्रयोग गर्न अनुमति दिँदैन। तर तिनीहरू एकदम सरल रूपमा हल हुन्छन्, यो केहि समयको लागि साझेदारी बन्द गर्न पर्याप्त छ, र त्यसपछि आवश्यक परिवर्तनहरू गरिसकेपछि यसलाई खोल्नुहोस्।